Innehållsförteckning
Vad är fakturaunderlaget?
Fakturaunderlaget är ett dokument per månad som samlar alla BookSpot-avgifter för perioden på ett ställe. Det ersätter den tidigare månadsfakturan med Excel-specifikation. Underlaget visar totala summan avgifter för perioden och eventuellt återstående belopp att betala. I underlaget specificeras nedan:
Typ av avgifter – bokningsavgifter, sålda värdekoder, SMS-avgifter, återkommande avgifter och övriga avgifter.
Hur varje avgift har reglerats – dragen vid betalning, dragen vid Adyen-utbetalning, dragen från kort eller fakturerad. Har allt reglerats automatiskt står det tydligt att inget ska betalas.
Momssammanställning - visar momsen som hör till avgifterna för perioden.
Tänk på: Underlaget skapas den 10:e i följande månad och skickas med e-post till de adresser som är angivna fakturamottagare på ert konto, samt till kontots ägare. Får ni fakturan via Fortnox skickas underlaget först när Fortnox-fakturan är skapad, så att OCR-numret finns med.
Så hittar du fakturaunderlaget
Du som admin går till Rapporter > Fakturor i vänstermenyn.
Varje månad visas som en rad. Kolumnen Belopp visar det som återstår att betala. Om avgiften har reglerats automatiskt framgår detta. Om ingen betalning ska genomföras för den aktuella månaden visas månadens avgift i grått.
I kolumnen Kvitto hittar du kvittot på hur månaden betalats: Stripe-kvitto om avgifterna dragits från kort via automatisk betalning, eller Faktura om fakturan skickats via Fortnox.
I kolumnen Specifikation klickar du på Ladda ner och väljer Pdf eller Excel. Pdf:en är ett enkelt underlag för bokföring och Excel-filen innehåller samma uppgifter men är lättare för att kunna göra analyser.
Så läser du dokumentet
Avsnitt 1 – Sammanfattning.
Rutan Att betala är det enda beloppet du ska betala. Under rubriken Dina BookSpot-avgifter för [månad] ser du:
Avgifter totalt
Redan reglerat belopp som dras av
Eventuellt summa att betala.
Betalningsinstruktioner med plusgiro, IBAN och förfallodatum, eller en hänvisning till Fortnox-fakturan med OCR-nummer.
Avsnitt 2 – Fördelning.
Avgifter per typ visar:
Hela månadens kostnad uppdelad på avgiftstyp.
Reglering per kanal visar hur avgifterna betalats, med referens och datum för varje Adyen-överföring.
Momssammanställning visar moms per momssats. Använder ni Adyen finns även Adyens transaktionsavgifter längst ner, de är Adyens egna avgifter och ingår inte i BookSpot-avgifterna.
Avsnitt 3 – Specifikation.
En rad per avgift med datum, typ, beskrivning, ordernummer, bokningsvärde, avgift och hur just den avgiften reglerats. Raderna kan stämmas av mot Adyens utbetalningsrapporter eller kvittot på kortdragningen.
OBS: Betala bara beloppet i rutan Att betala. Allt under Redan reglerat har redan dragits från era Adyen-utbetalningar eller ert kort och ska inte betalas igen.
Exempel 1: Allt reglerat automatiskt
Exempel 1: Allt reglerat automatiskt
Månadens avgifter är 4 475 kr inkl. moms. 2 625 kr drogs vid betalning och 1 850 kr drogs från Adyen-saldot den dagen före utbetalningen.
Rutan Att betala visar 0 kr och i listan står Reglerat automatiskt. Inget behöver göras.
Exempel 2: En del återstår att betala
Exempel 2: En del återstår att betala
Månadens avgifter är 7 301 kr inkl. moms. 4 301 kr har redan reglerats via Adyen-saldot.
Rutan Att betala visar 3 000 kr. Det är hela beloppet ni betalar för månaden, med betalningsuppgifter direkt i underlaget eller via Fortnox-fakturan.
Så regleras dina avgifter
Vilken kanal som används beror på hur ert konto är uppsatt. Underlaget visar alltid vilken kanal som gällde för varje avgift:
Draget vid betalning – för betalningar via Adyen dras avgiften direkt vid köpet och når aldrig ert saldo.
Draget vid Adyen-utbetalning – för anläggningar med Adyen-saldoreglering dras upplupna avgifter från ert Adyen-saldo dagen före den veckovisa utbetalningen. Referensen BS-FEE- på underlaget återfinns i Adyens utbetalningsrapport.
Draget från kort – med automatisk betalning regleras avgifterna genom att de dras från det kort ni registrerat. Kvittot på kortdragningen finns i kolumnen Kvitto.
Faktura – avgifter som inte reglerats på något annat sätt hamnar i underlagets fakturadel, eller på en separat faktura via Fortnox om det är aktiverat.
Vill du slippa fakturor helt? Aktivera automatisk betalning med kort. Läs mer här.
Frågor & Svar
Det står "Reglerat automatiskt" men inget belopp att betala – vad betyder det?
Det står "Reglerat automatiskt" men inget belopp att betala – vad betyder det?
Alla månadens avgifter har redan dragits, vid betalning, från Adyen-saldot eller från kortet. Beloppet i grått är månadens totala avgift, till er information. Ni ska inte betala något.
Ska jag betala beloppet under "Avgifter totalt"?
Ska jag betala beloppet under "Avgifter totalt"?
Nej. Betala bara det som står i rutan Att betala. Avgifter totalt visar hela månadens kostnad, inklusive det som redan reglerats.
Var hittar jag kvittot på kortdragningen för månaden?
Var hittar jag kvittot på kortdragningen för månaden?
I kolumnen Kvitto på månadens rad under Rapporter > Fakturor. Har flera kortdragningar gjorts samma månad visas alla kvitton där.
Varför är den senaste månaden märkt "Preliminär"?
Varför är den senaste månaden märkt "Preliminär"?
Det slutliga underlaget skapas den 10:e. Fram till dess kan du ladda ner ett preliminärt underlag med samma siffror. När det slutliga underlaget är skapat försvinner märkningen.
Vi får vår faktura via Fortnox – var finns den?
Vi får vår faktura via Fortnox – var finns den?
Fakturan skickas separat via Fortnox som tidigare. Fakturaunderlaget hänvisar till den med OCR-nummer under Betalningsinstruktioner och länken Faktura i kolumnen Kvitto öppnar den.
Underlaget visar ett tillgodohavande – vad gör jag?
Underlaget visar ett tillgodohavande – vad gör jag?
Ingenting. Ett tillgodohavande uppstår när återbetalningar överstiger månadens avgifter. Det kvittas mot avgifter på ett kommande underlag.