Innehållsförteckning
Aktivera väntelistan
Väntelistan aktiveras per produkt. Gå till: Produkter → Ombokning och slå på väntelistan.
Inställningar för väntelistan
För att du som admin ska kunna styra väntelistans funktion finns följande inställningar:
Visa eller dölja antal anmälda för kunder
Välj om kunder ska kunna se hur många som redan står i kö.Väntetid till nästa meddelande
Bestäm hur lång tid det ska gå innan nästa person i kön får information om att en plats blivit ledig. Placeringen i väntelistan avgör vem som får mejlet om en ledig plats först.
Stäng anmälan före starttid
Anger en tidsmarginal för hur länge väntelistan ska vara öppen fram till starttiden. När den angivna tiden före start har passerat stängs väntelistan automatiskt och inga fler kan ställa sig i kö.
Hur utskicken hanteras
Systemet skickar mejl till den första personen som matchar det antal platser som blivit lediga.
Exempel:
Person 1 vill boka 3 platser
Person 2 vill boka 2 platser
Det blir 2 platser lediga → Person 2 får mejlet först
Om det öppnas många platser samtidigt och alla i väntelistan kan boka, skickas mejl till samtliga samtidigt även om du som admin har satt en tidsmarginal för utskicken.
Andra kunder kan fortfarande boka platserna
Platser som släpps kan även bokas av kunder utanför väntelistan via en widget på er hemsida exempelvis. Först till kvarn gäller alltid.
Överblick av väntelistan som administratör
Som admin får man full överblick över väntelistan under Tillgänglighet i vänstermenyn. Beroende på vad man vill kolla på kan man antingen se en generell väntelista eller väntelistan för en specifik starttid.
Generell väntelista
Här ser du alla väntande personer, oavsett produkt.
Du kan filtrera på:
Starttid
Produkt
Status
Epost
Specifik starttid
Blir synligt genom en ikon som visar antal personer i kön för varje starttid.
Status i väntelistan
Status | Betydelse |
Notifierad | Kunden har fått mejl om att plats finns |
Väntande | Kunden väntar på att en plats matchar önskat antal |
Bokad | Kunden har bokat via väntelistan |
Avbokad | Kunden har avregistrerat sig via bekräftelsemejlet |
Anmälan till väntelistan
I widgeten syns "Hittar du ingen tid som passar? Ställ dig på väntelista" och kunden har möjlighet att skriva upp sig på en väntelista.
Kunden fyller i:
Önskat antal platser
E‑postadress
Ett mejl skickas direkt som bekräftar köplatsen samt informerar om hur processen fungerar.
Har tidsmarginalen för bokning passerat är inte väntelistan tillgänglig.
När en plats blir ledig
När systemet upptäcker lediga platser:
Ett mejl skickas till rätt person enligt inställningarna satta för väntelistan.
Kunden får information om att en plats är ledig och mejlet innehåller en bokningslänk för den tid som kunden ställt sig i kö för.
Kunden behöver genomföra bokningen och betala innan de har säkrat sin plats. Först till kvarn gäller.
Frågor & Svar
Vad händer om kunden skriver upp sig på flera tider samtidigt?
Har kunden skrivit upp sig på flera tider skickas bara mejlet för den första tid som blir tillgänglig. Om det går mer än 12 timmar mellan lediga tider och kunden inte har bokat skickas ett nytt mejl om fler tider öppnas.
Kan jag som admin ta bort någon från väntelistan?
Ja. Som personal har du möjlighet att ta bort personer från väntelistan. Klicka på papperskorgsikonen bredvid den person du vill ta bort, så tas den bort från väntelistan.
Jag vill skicka ett meddelande till någon i väntelistan, hur gör jag det?
Personal kan skicka meddelanden till kunder som står i väntelistan genom att klicka på ”Skicka meddelande”. Detta går att göra både från den specifika starttiden och från den generella väntelistan. Markera de e‑postadresser ni vill skicka meddelandet till och skriv meddelandet som kunderna ska få.