Välkommen till BookSpot! Nu ska du ha loggat in för första gången som "Koordinator", och du har nu tillgång till att se, skapa, ändra och ta bort bokningar.
Som koordinator kan du även även ta betalt, göra återbetalningar och har tillgång till Tillgänglighetskalendern där ändringar i produkters scheman göra, till exempel flytta en starttid, ändra maxkapacitet eller blockera en starttid.
Här kommer en guide med det mesta som du behöver veta för att hantera bokningarna smidigt i BookSpot.
Kontoinställningar
BookSpots backoffice finns tillgängligt på Svenska, Engelska och Norska. Vill du byta språk på din användare kommer det endast byta språket för dig/ditt konto och inte för hela anläggningen. Klicka här för att läsa hur du byter språk på din användare.
Skapa en bokning eller se tillgänglighet
Du skapar en bokning genom att klicka "+ Ny bokning" till exempel i vänstermenyn. Där kan du också se om produkten är tillgänglig, genom att se ifall produkten, datumet och tiden du tänkt går att boka.
Lägg till produkten i bokningen, eller se om det finns lediga tider genom att klicka på plusset till höger.
Välj bokningslängd, datum och starttid.
Välj priskategori och antal.
Klicka "Slutför bokning" för att gå till kunduppgifterna, eller "+ Lägg till & boka mer" för att lägga till ytterligare produkter i bokningen.
Ange kontaktuppgifterna - antingen dina egna eller slutkundens kontaktuppgifter.
Hantera betalning - här kan du skicka betallänk eller ta betalt på annat sätt. Klicka "betala senare" om bokningen inte är betald än.
Är bokningen klar och du är redo att skicka kvittot till kunden - skicka kvitto.
Observera! Den mailadress du anger i kontaktuppgifterna är den mail som kommer få bokningsbekräftelsen och andra meddelanden kopplade till bokningen.
Du och Administratören på anläggningen bör avtala fram om det är dina uppgifter eller slutkundens kontaktuppgifter som anges här. Oavsett kommer det gå att se vem som skapat bokningen.
Manifestet
I Manifestet får du en detaljerad bild över dagens bokningar. Härifrån kan du hantera bokningar och hålla koll på antalet platser kvar per tid.
Se inlösta QR-koder vid incheckning med biljett
Skanna QR-koder - här kan du skanna QR-koderna kunderna får i sin bokningsbekräftelse (om anläggningen du hanterar använder funktionen) - läs mer här.
Exportera bokningar - här kan du exportera bokningar till en excel. Läs mer här.
Skriv ut dagens manifest.
Inventarier under dagen
I denna tabell ser du antalet platser/produkter kvar varje timme. I ovan exempel är maxkapaciteten 10, men då 4 st kajaker är bokade kl 11.00 finns endast 6st kvar att hyra ut då fram tills 13:00 då alla 4 kajaker är tillbaks.
Du ser även en lista med dagens bokningar. Klicka på kundens namn för att komma till kundkortet för att hantera bokningen, eller markera den som startad eller slut.
Kalendervyn
I kalendervyn får du som Operatör en översikt över kommande bokningar längre fram i tiden.
Bokningskortet
Varje bokning har ett "Bokningskort" därifrån bokningen hanteras.
I kundens bokningskort kan du se vad kunden bokat och ändra kunduppgifterna.
Sektionen 'Betalning':
Språk på kvittot: Skapar du en bokning som admin eller vill ändra språk på en bokning, till exempel om du vill skicka bokningsbekräftelse på engelska till kunden, kan du byta språk här.
Meddelandehistorik: Här kan du se alla meddelanden som är skickade eller är schemalagda att skickas till kunden eller internt.
Presentkort: Som Operatör+ kan du göra återbetalningar i form av presentkort - läs mer här.
Sektionen 'Betalningshistorik':
Här ser du betalningarna som kunden gjort. Som Operatör+ kan du även göra returer genom att klicka på den orange retur-ikonen - läs mer här.
"+Ny betalning": Här kan du registrera en ny betalning eller skicka en betallänk till kunden - läs mer här.
Kvitto: Härifrån skickar du bokningsbekräftelse/kvitto till kunden.
Bokningsbekräftelsen/kvittot skickas alltid per automatik när en kund skapar en bokning själv. När personal skapar en bokning behöver du i de flesta fall skicka ut ett kvitto/bokningsbekräftelse manuellt efter det att bokningen skapats.
Kolla med en ansvarig på anläggningen vad som gäller för just er.
Sektionen 'Bokade produkter'
Klicka på den bokade tiden för att flytta en bokning till en ny tid -läs mer här.
Genom att klicka på de tre prickarna till höger kan du lägga till nya produkter i bokningen - läs mer här.
Tidslinjen
Här ser du alla ändringar som gjort i bokningen sedan sen skapades.
Ta bort bokning
Längst ner finns en "ta bort"-knapp där du som Operatör+ kan radera bokningen.
Kom ihåg att vid avbokningar behöver du göra en retur innan bokningen tas bort ifall kunden redan har betalat - läs mer här.
Är du osäker? Kolla med den ansvarige för anläggningen innan du gör något.
Sök efter bokningar
Genom att klicka på förstoringsglaset i vänstermenyn kan du söka efter bokningar. Det går att söka på boknings-IDt, men även kundens för eller efternamn.
Tillgänglighet
I vänstra menyn i BookSpot hittar du Tillgänglighet. Där kan du snabbt och enkelt få en överblick över dina produkters schemalagda starttider och deras tillgänglighet och kapacitet.
Detta är en plats för att kunna styra all schemaläggning av produkter på ett och samma ställe.
Ändra kapacitet
Genom att klicka på en specifik starttid för en produkt > Ändra kapacitet kan du justera kapaciteten, dvs antalet bokningsbara platser för just den starttiden.
Blockera starttid
Om du vill stänga en avgång eller ställa in en starttid kan du välja att blockera den, till exempel om du behöver ställa in på grund av dåligt väder eller att personal blivit sjuk. Vill du blockera en starttid gör du det genom att klicka på starttiden > Blockera starttid.
Därefter kan du välja att blockera endast en starttid eller alla starttider t.o.m ett valt datum.
Kom ihåg! Att blockera en starttid betyder endast att just den starttiden blockeras och inte kan bokas. Det kommer fortfarande gå att göra bokningar som sträcker sig över den starttiden.
Vill du blockera en produkt så att inga bokningar kan sträcka sig över en viss tid bör du istället skapa en bokning under tidsperioden du vill blockera, en s.k "Block-bokning".
Om du blockerar en starttid som redan har bokningar kommer inget hända med bokningarna som redan finns på starttiden. Om du vill göra något med dessa bokningar, till exempel flytta eller avboka dessa dem, gör du det manuellt.
Du kan även göra ett massutskick till alla bokningar på starttiden för att informera om de ändrade förutsättningarna.
Massåtgärder
Genom att klicka på "Massåtgärder" kan du markera flera dagar, starttider och produkter samtidigt för att antingen ändra kapacitet, blockera starttider eller ta bort blockeringar.
Ändra schemat
Från Tillgänglighet kan du även ändra produkters scheman
Obs! Om du ändrar kapacitet på en starttid som tillhör en produkt med automatisk ge starttider kommer alla starttider den dagen för produkten att påverkas.
Redigera starttid
Här är vad som kan anpassas och/eller göras från denna vy:
Lägg till rubrik: Här kan du lägga till en intern rubrik för starttiden. Till exempel om det är något specifik fordon som ansvarar för den transporten av deltagare. Denna rubrik syns bara för admin. Denna rubrik kommer även synas i Kalendervyn.
Bokat: Här ser du hur många antal som är bokade på starttiden.
Status: Här ser du hur många lediga platser som finns kvar på turen, hur många som är bokade och hur många som startar tidigare starttider men vars bokningar sträcker sig över denna starttid (dvs tar upp kapacitet).
Boka: Här är en genväg till att skapa en ny bokning på den valda starttiden åt en ny kund.
Ändra kapacitet: Här kan du ändra antalet bokningsbara platser på starttiden (det inkluderar befintliga bokningar på starttiden).
Blockera starttid: Här kan du ställa in/blockera starttiden.
Flytta starttiden: Här kan du flytta starttiden med eller utan befintliga bokningar (artikel kommer snart).
Personal: Här kan du tilldela personal/användare till starttiden. På så sätt kan ni planera verksamheten och lätt se vilken personal som ansvarar för vilken starttid, till exempel instruktörer eller guider. Detta kommer även synas i Kalendervyn.
Beskrivning: Här kan ni lägga till en intern beskrivning/kommentar om starttiden, till exempel "kom ihåg att tanka bilen innan". Detta kommer även synas i Kalendervyn.
Offentlig beskrivning: Här kan ni meddela kunderna information om just denna starttid. Denna text kommer dyka upp i en blå box när kunderna bokar.
När du klickar in på en starttid får du även upp Manifestet för den starttiden. Du kan även välja att se bokningar vars bokningslängder sträcker sig över starttiden. Vissa föredrar att jobba från Tillgängligheten för att markera bokningar som startade och avslutade.
QR-skanning
Har du QR-skanning aktiverad kan du även checka in dina kunder med det från Tillgängligheten genom att klicka på QR-ikonen i övre högra hörnet.