Välkommen till BookSpot! Som Operatör har du tillgång till flikarna "Manifest" och Kalender. Du kan även söka efter befintliga bokningar, göra ändringar i bokningar samt skapa nya bokningar och ta betalt.
Har du rollen "Operatör+" kan du utöver det som en Operatör kan, även göra återbetalningar och ta bort bokningar.
Här kommer en guide med det mesta som du behöver veta för att hantera bokningarna smidigt i BookSpot.
Kontoinställningar
BookSpots backoffice finns tillgängligt på Svenska, Engelska och Norska. Vill du byta språk på din användare kommer det endast byta språket för dig/ditt konto och inte för hela anläggningen.
Skapa en bokning eller se tillgänglighet
Du skapar en bokning genom att klicka "+ Ny bokning" till exempel i vänstermenyn. Där kan du också se om produkten är tillgänglig, genom att se ifall produkten, datumet och tiden du tänkt går att boka.
Lägg till produkten i bokningen, eller se om det finns lediga tider genom att klicka på plusset till höger.
Välj bokningslängd, datum och starttid.
Välj priskategori och antal.
Klicka "Slutför bokning" för att gå till kunduppgifterna, eller "+ Lägg till & boka mer" för att lägga till ytterligare produkter i bokningen.
Ange kontaktuppgifterna - antingen dina egna eller slutkundens kontaktuppgifter.
Hantera betalning - här kan du skicka betallänk eller ta betalt på annat sätt. Klicka "betala senare" om bokningen inte är betald än.
Är bokningen klar och du är redo att skicka kvittot till kunden - skicka kvitto.
Manifestet
I Manifestet får du en detaljerad bild över dagens bokningar. Härifrån kan du hantera bokningar och hålla koll på antalet platser kvar per tid.
Se inlösta QR-koder vid incheckning med biljett
Skanna QR-koder - här kan du skanna QR-koderna kunderna får i sin bokningsbekräftelse (om anläggningen du hanterar använder funktionen) - läs mer här.
Exportera bokningar - här kan du exportera bokningar till en excel. Läs mer här.
Skriv ut dagens manifest.
Inventarier under dagen
I denna tabell ser du antalet platser/produkter kvar varje timme. I ovan exempel är maxkapaciteten 10, men då 4 st kajaker är bokade kl 11.00 finns endast 6st kvar att hyra ut då fram tills 13:00 då alla 4 kajaker är tillbaks.
Du ser även en lista med dagens bokningar. Klicka på kundens namn för att komma till kundkortet för att hantera bokningen, eller markera den som startad eller slut.
Kalendervyn
I kalendervyn får du som Operatör en översikt över kommande bokningar längre fram i tiden.
Bokningskortet
Varje bokning har ett "Bokningskort" därifrån bokningen hanteras.
I kundens bokningskort kan du se vad kunden bokat och ändra kunduppgifterna.
Sektionen 'Betalning':
Språk på kvittot: Skapar du en bokning som admin eller vill ändra språk på en bokning, till exempel om du vill skicka bokningsbekräftelse på engelska till kunden, kan du byta språk här.
Meddelandehistorik: Här kan du se alla meddelanden som är skickade eller är schemalagda att skickas till kunden eller internt.
Presentkort: Som Operatör+ kan du göra återbetalningar i form av presentkort - läs mer här.
Betalningshistorik
Här ser du betalningarna som kunden gjort. Som Operatör+ kan du även göra returer genom att klicka på den orange retur-ikonen - läs mer här.
"+Ny betalning": Här kan du registrera en ny betalning eller skicka en betallänk till kunden - läs mer här.
Kvitto: Härifrån skickar du bokningsbekräftelse till kunden.
Sektionen 'Bokade produkter'
Klicka på den bokade tiden för att flytta en bokning till en ny tid -läs mer här.
Genom att klicka på de tre prickarna till höger kan du lägga till nya produkter i bokningen - läs mer här.
Tidslinjen
Här ser du alla ändringar som gjort i bokningen sedan sen skapades.
Ta bort bokning
Längst ner finns en "ta bort"-knapp där du som Operatör+ kan radera bokningen.
Kom ihåg att vid avbokningar behöver du göra en retur innan bokningen tas bort ifall kunden redan har betalat - läs mer här.
Är du osäker? Kolla med den ansvarige för anläggningen innan du gör något.
Sök efter bokningar
Genom att klicka på förstoringsglaset i vänstermenyn kan du söka efter bokningar. Det går att söka på boknings-IDt, men även kundens för eller efternamn.
