Välkommen till BookSpot! 🎉

Som Agent/Återförsäljare har du tillgång till flikarna Manifest, Kalender, Historik och Rapporter, där du ser bokningar som är skapade av dig.

I BookSpot kan du som Agent skapa nya bokningar, samt söka efter befintliga bokningar, göra ändringar i bokningar, göra återbetalningar och ta bort bokningar som du själv har skapat.

Kom ihåg att det är du och de ansvariga på anläggningen som själva bestämmer villkoren för ert samarbete, till exempel hur du som agent ska lägga in bokningar i systemet, hur betalningarna av bokningarna hanteras, hur nära inpå en bokning får avbokas/ändras eller vilka produkter/tider som får bokas.

Ägaren av anläggningen där du är Agent har även angett en provision som är kopplat till din användare och kommer kopplas till bokningarna du skapar.

Här nedan finner du en guide med det viktigaste du behöver veta för att hantera dina agentbokningar smidigt i BookSpot.

Kontoinställningar

BookSpots backoffice finns tillgängligt på Svenska, Engelska och Norska. Vill du byta språk på din användare kommer det endast byta språket för dig/ditt konto och inte för hela anläggningen.

Klicka här för att läsa hur du byter språk på din användare.

Skapa en bokning eller se tillgänglighet

Du skapar en bokning genom att klicka "+ Ny bokning" till exempel i vänstermenyn. Där kan du också se om produkten är tillgänglig, genom att se ifall produkten, datumet och tiden du tänkt går att boka.

Lägg till produkten i bokningen, eller se om det finns lediga tider genom att klicka på plusset till höger.
Välj bokningslängd, datum och starttid.
Välj priskategori och antal.
Klicka "Slutför bokning" för att gå till kunduppgifterna, eller "+ Lägg till & boka mer" för att lägga till ytterligare produkter i bokningen.
Ange kontaktuppgifterna - antingen dina egna eller slutkundens kontaktuppgifter.
Är bokningen klar och du är redo att skicka kvittot till kunden - skicka kvitto.

Observera! Den mailadress du anger i kontaktuppgifterna är den mail som kommer få bokningsbekräftelsen och andra meddelanden kopplade till bokningen.

Du och Administratören på anläggningen bör avtala fram om det är dina uppgifter eller slutkundens kontaktuppgifter som anges här. Oavsett kommer det gå att se vem som skapat bokningen.

Som Agent har du inte tillgång till att registrera betalningar, detta måste göras av personal på anläggningen.

Manifestet

I Manifestet får du en detaljerad bild över dagens bokningar som är skapade av dig. Härifrån kan du även hantera bokningar som du själv har skapat genom att klicka på kundens namn.

Exportera bokningar - här kan du exportera bokningarna som du själv har skapat till en excel. Läs mer här.
Skriv ut dagens manifest (inkluderar endast bokningar skapade av dig).

Kalendervyn

I kalendervyn får du som Agent/Återförsäljare en översikt över kommande bokningar längre fram i tiden som du själv har skapat.

Här kan du läsa mer om kalendervyn.

Overservera att du som Agent/återförsäljare inte har tillgång till alla inställningar och filter i kalendervyn.

Bokningskortet

Varje bokning har ett "Bokningskort" därifrån bokningen hanteras. I kundens bokningskort kan du se vad kunden bokat samt ändra kunduppgifterna.

Sektionen 'Betalning':

Språk på kvittot: Skapar du en bokning och vill ändra språk på en bokning, till exempel om du vill skicka bokningsbekräftelse på engelska till kunden, kan du byta språk här.
Meddelandehistorik: Här kan du se alla meddelanden som är skickade eller är schemalagda att skickas till kunden eller internt.

Kvitto

Genom att klicka "Kvitto" skickar du bokningsbekräftelse till mailadressen som finns angiven i bokningen.

Sektionen 'Bokade produkter'

Ändra antal bokade produkter i bokningen, genom att göra detta påverkas även priset på bokningen.
Klicka på den bokade tiden för att flytta en bokning till en ny tid -läs mer här.
Genom att klicka på de tre prickarna till höger kan du lägga till nya produkter i bokningen - läs mer här.

Tidslinjen

Här ser du alla ändringar som gjorts i bokningen sedan sen skapades.

Ta bort bokning

Längst ner finns en "ta bort"-knapp där du kan radera bokningen. Kom ihåg att vid avbokningar behöver du göra en retur innan bokningen tas bort ifall kunden redan har betalat - läs mer här.

Är du osäker? Kolla med den ansvarige för anläggningen innan du gör något.

Sök efter bokningar

Genom att klicka på förstoringsglaset i vänstermenyn kan du söka efter bokningar. Det går att söka på boknings-IDt, men även för-eller efternamnet som är angivet i bokningen, alternativt en kommentar.

Rapporter

Genom att klicka på Rapporter i vänstermenyn kan du se all försäljning kopplad till din agent, och ladda ner en rapport där du ser bokningsvärde, din provision och annan viktig information.